-
Сергій Кондратюк
CPO Medoc ЕДО
Практично кожна дискусія про електронний документообіг (ЕДО) зрештою зводиться до одного запитання: яка вартість цього для компанії.
І кожного разу мене вражає одна деталь: бізнес зазвичай чудово обізнаний про суми, які він витрачає на послуги ЕДО. Однак значно менш часто компанії усвідомлюють реальну ціну самого процесу роботи з документами.
За останні роки через платформи електронного документообігу Linkos Group було оброблено понад 100 мільйонів документів. За цією вражаючою цифрою стоять реальні бізнес-процеси десятків тисяч підприємств: від малого бізнесу до найбільших торговельних мереж, виробничих компаній, дистриб’юторів та логістичних операторів країни.
Аналізуючи їх, я все частіше спостерігаю стійку тенденцію: найбільші втрати виникають не там, де компанія очікує їх знайти.
Не в цінах на послуги. Не у вартості одиниці документа.
І парадоксально, що більшість компаній формально оцінюють витрати на ЕДО, виходячи з ціни сервісу. Хоча на практиці найдорожчим часто стає зовсім інше – організація самого процесу роботи.
Саме там накопичуються витрати, які жодним чином не відображаються у рахунках від постачальника ЕДО.
Коли один процес розбивається між кількома системами
Механізм потрапляння в таку «пастку» зазвичай є типовим. Спочатку компанія вибирає одну систему для бухгалтерського обліку. Потім з’являється окремий інструмент для узгодження документів. Далі – ще один сервіс для внутрішніх операцій або взаємодії з контрагентами.
Кожне окреме рішення здається логічним і справді вирішує конкретне завдання.
Проте саме момент, коли один бізнес-процес розділяється між різними платформами, стає початком проблем, які в довгостроковій перспективі повністю нівелюють економічний ефект від впровадження ЕДО.
Нещодавно під час обговорення одного проекту я побачив картину, знайому багатьом компаніям: бухгалтерія працювала в Medoc, менеджери погоджували документи через окремий вебсервіс, а частина партнерів надсилала документи електронною поштою.
Формально процес функціонує. Але фактично він є фрагментованим.
Співробітники постійно перемикаються між різними сервісами, дублюють дії, перевіряють статуси в окремих кабінетах і витрачають час на рутинні операції, які не створюють жодної доданої вартості для бізнесу.
Кожне таке перемикання – це втрачені хвилини. Помножте їх на кількість документів та кількість співробітників, і ви отримаєте надзвичайно неприємну цифру, яка значно перевищує ту, що вказана в рахунку від постачальника ЕДО.
І що важливо – ці витрати майже ніколи не відображаються у фінансовій звітності. Вони розчиняються в щоденній рутинній роботі: навчанні персоналу, підтримці кількох систем, координації між командами.
Таким чином, справжня проблема полягає не в обсязі документів, що потребують обробки, а в кількості незалежних систем, у яких вони обробляються.
Коли співробітники витрачають час не на роботу з самим документом, а на те, щоб «зібрати» його в єдине ціле: знайти, перевірити статус, перенаправити, з’ясувати його поточне місцезнаходження.
Чому залучення контрагентів обходиться дорожче, ніж здається
Існує ще одна категорія витрат, яку бізнес майже ніколи не враховує як витрати на ЕДО. Це – підключення партнерів.
Формально послуга ЕДО завершується в момент відправлення або отримання документа. Але на практиці процес на цьому не закінчується.
Кожен новий партнер – це окремий сценарій: роз’яснення принципів роботи в системі, допомога з налаштуваннями, відповіді на запитання, а інколи – ручний супровід первинного обміну документами.
І жодна з цих статей не буде відображена у рахунку від постачальника. Проте це вимагає значних часових витрат команди.
Чим складнішим є старт для нового контрагента, тим більше ресурсів компанія спрямовує на те, щоб «інтегрувати» його в процес.
Якщо ж таких партнерів сотні або тисячі, це перетворюється на постійне «фонове доповнення» до вартості ліцензії на ЕДО.
Бізнес платить не за документи, а за складність роботи з ними
Щоб реально оцінити витрати на електронний документообіг, недостатньо аналізувати тариф або розраховувати вартість одного документа. Ці цифри дають лише поверхневе уявлення про справжні витрати.
Насправді важливішим є інше: скільки зусиль вимагає сам процес роботи з документами. Зокрема, скільки систем необхідно підтримувати для ефективного функціонування ЕДО у вашій компанії; наскільки зручно співробітникам працювати з документами щодня; як швидко відбувається підключення нових контрагентів.
І найголовніше: чи існує єдине середовище, в якому цей процес відбувається без перерв. Адже саме тут формується реальна вартість ЕДО.
Зрештою, бізнес платить не за самі документи. Він платить за складність взаємодії з ними.
І справжня економія починається не тоді, коли компанія знаходить дешевше програмне забезпечення для ЕДО, а тоді, коли весь документообіг функціонує як єдина злагоджена система.
Тренд, що сьогодні визначає ринок ЕДО
Сьогодні на ринку електронного документообігу все більш очевидно, що бізнес вже не шукає додатковий сервіс, а прагне скоротити кількість наявних сервісів. Іншими словами – не розширення екосистеми, а її спрощення.
Компанії поступово усвідомлюють, що кожна нова система вирішує локальне завдання, але водночас ускладнює загальний процес. Тому фокус зміщується з вибору функціоналу на побудову єдиного середовища для роботи з документами.
І саме за цією логікою ми розвиваємо вебверсію Medoc ЕДО. Її завдання – не створити ще один сервіс для компанії, а доповнити існуючу екосистему Medoc вебдоступом для керівників, менеджерів та партнерів. Зменшити кількість точок входу в документообіг: без дублювання архівів, процесів та документів.
Єдина система, менше перемикань, ручної роботи та втрати ресурсів на операційні завдання. Більше цілісних процесів та вища ефективність ЕДО.
Тому, оцінюючи витрати на електронний документообіг, варто ставити собі не тільки запитання про тариф або вартість одного документа. Існує інше запитання, яке часто виявляється значно важливішим.
Працювати з ЕДО без зайвих витрат
Скільки різних сервісів наразі обслуговують один процес документообігу вашої компанії?
Адже зайві витрати найчастіше виникають там, де один процес розділений між кількома системами. А справжня економія – там, де документообіг функціонує як єдина екосистема.
Бізнес платить не за документи, а за складність їхнього переміщення.